Peppol: qu'est-ce que cela signifie pour les détaillants?

Thibault Viaene, consultant chez Comeos: "Nos membres qui ont commencé tôt considèrent que le changement est gérable. Ceux qui ont attendu doivent soudain adapter des milliers de factures et de systèmes en même temps. C'est là que ça devient vraiment un casse-tête" (B2Photography)

Imaginez: un client assujetti à la TVA achète un écran d'ordinateur chez MediaMarkt. Plus de facture papier ni de PDF, mais une facture électronique qui passe directement du système de caisse au système comptable. À partir de 2026, ce sera la nouvelle réalité pour tous les détaillants en Belgique. Le passage à Peppol n'est pas un avenir lointain, mais un changement concret sur le terrain. Les détaillants, les fournisseurs et même les partenaires du circuit court doivent adapter leurs systèmes afin d'être prêts pour la facturation électronique.

Réduire l'écart de TVA

"Avec cette mesure, le gouvernement veut s'assurer que toutes les entreprises profitent des avantages de la facturation électronique. En effet, la facturation électronique est synonyme de paiement plus rapide, de factures de meilleure qualité et, surtout, de gains d'efficacité considérables. D'autre part, à terme, cela permettra également au gouvernement d'intensifier la lutte contre la fraude à la TVA", explique Johan Van Steelandt, consultant en facturation électronique. "Le 'VAT gap', c'est-à-dire l'écart entre la TVA attendue et la TVA effectivement perçue, reste important en Belgique. Grâce à la facturation électronique, la TVA sera communiquée aux autorités fiscales plus rapidement et plus précisément grâce à un reporting quasiment en temps réel. Toutefois, cette mesure ne sera pas mise en place avant 2028 au plus tôt."

Des millions de factures par an

Pour les détaillants, l'impact est important. Non seulement les systèmes comptables centraux, mais aussi les systèmes de caisse et les structures de franchise doivent être intégrés dans le flux de factures numériques.

Selon Thibault Viaene, consultant chez Comeos, on sous-estime souvent la complexité de la transition pour les grandes chaînes. "Il y a une idée selon laquelle les grands détaillants peuvent basculer plus facilement. En réalité, ce sont des géants que l'on ne fait pas changer de cap si facilement. Systèmes de points de vente, réseaux de fournisseurs, centrales d'achat... un petit changement affecte immédiatement des milliers de transactions. Pour les petits acteurs, c'est parfois plus facile: un plombier avec quelques factures par mois peut rapidement passer par son comptable. Dans le commerce de détail, par contre, il s'agit de millions de factures par an, souvent aussi avec des partenaires en circuit court qui sont soumis à la TVA."

Harmonisation européenne

Les règles du jeu internationales constituent un défi supplémentaire. La Belgique opte explicitement pour Peppol, qui est déjà utilisé dans les marchés publics. Mais tous les États membres de l'UE ne suivent pas cette voie. "De nombreux pays utilisent d'autres systèmes, par exemple", explique Viaene. "Pour les détaillants qui effectuent des transactions transfrontalières, et ils sont nombreux, il faudra donc attendre de voir comment les systèmes seront harmonisés lorsque la facturation électronique deviendra également obligatoire pour les factures intra-européennes à l'avenir."

À cet égard, UNIZO souligne l'importance d'une communication et d'une orientation claires. De nombreux entrepreneurs ne s'y retrouvent pas lorsqu'ils passent à la facturation électronique. L'harmonisation européenne reste essentielle à cet égard, afin que les PME belges ne soient pas prises au piège de leur coopération avec des fournisseurs étrangers.

Passage automatique

"Aujourd'hui, on constate que les États membres maintiennent chacun leur propre rythme", ajoute Van Steelandt. "Tout le monde doit être prêt pour le 1er juillet 2030, bien sûr. C'est la date que l'Europe a avancée pour toutes les entreprises européennes. La Belgique a choisi de mettre en œuvre la facturation électronique pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA à partir de 2026, tandis que d'autres pays avancent pas à pas. L'approche belge présente des avantages majeurs. Toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent envoyer et recevoir des factures électroniques. La situation est donc très claire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. En ce qui concerne le flux international de factures, chaque entreprise peut conserver son ancien flux de factures pour l'instant et prendre son temps jusqu'au 1er juillet 2030. En effet, chaque application continue de permettre la création d'une facture au format PDF et passe automatiquement à l'envoi ou à la réception au format PDF lorsque le destinataire n'est pas trouvé dans Peppol."

Viaene ajoute: "C'est exactement la raison pour laquelle nos membres ne considèrent pas que cela concerne uniquement la Belgique. Le commerce de détail est international par définition. Si vous êtes une chaîne belge qui achète en France ou aux Pays-Bas, vous ne voulez pas gérer trois systèmes différents en même temps. Nous suivons donc de très près l'évolution de la situation en Europe, car elle nous aidera à déterminer si l'exercice reste viable."

Johan Van Steelandt - consultant en facturation électronique: "Il existe aujourd'hui plus de 355 applications conformes à Peppol sur le marché belge, et de nouvelles s'y ajoutent chaque jour"

Repenser les processus de facturation

Les objectifs du gouvernement sont clairs: moins d'administration, plus d'efficacité et un contrôle plus probant de la TVA. "Il existe des milliers de plateformes qui ne sont pas toujours compatibles", explique Viaene. "Cela rend le paysage plus complexe."

Selon Johan Van Steelandt, c'est précisément la raison pour laquelle le gouvernement belge a choisi de rendre Peppol obligatoire. "Aujourd'hui, le marché belge compte plus de 355 applications conformes à Peppol, et de nouvelles s'y ajoutent chaque jour. En d'autres termes, nous assistons à une énorme concurrence qui rend les prix de la facturation électronique abordables pour les PME, et ces outils disponibles sont très matures. Ils offrent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires qui augmentent considérablement les gains d'efficacité pour les entreprises. Les entreprises doivent aujourd'hui relever le défi de saisir ces énormes opportunités. Si vous vous y prenez intelligemment, vous récupérerez deux fois votre investissement."

Thibault Viaene insiste également sur le fait que travailler de manière proactive est payant. "Nos membres qui ont commencé tôt considèrent que le changement est gérable. Ceux qui ont attendu doivent soudain adapter des milliers de factures et de systèmes en même temps. C'est à ce moment-là que ça devient vraiment un casse-tête."

Qu'est-ce que cela signifie pour les détaillants?

Adaptez les systèmes de caisse et les logiciels de comptabilité.
Prévoyez une formation interne et des accords clairs avec les fournisseurs.
Tenez compte des différentes normes européennes, mais osez vous lancer ! Assurez-vous d'être prêt pour l'obligation belge.
Changez à temps, même si vous ne serez obligé de le faire que plus tard.
"Pour nos membres, cela change complètement la donne", conclut Viaene. "Dès qu'on a deux personnes assujetties à la TVA, c'est terminé avec les PDF. Les détaillants feraient bien d'ajuster dès maintenant tous leurs systèmes, car il s'agit d'un changement structurel."