Peppol: wat betekent dit voor retailers?
Stel je voor: een btw-plichtige klant koopt een computerscherm bij MediaMarkt. Geen papieren factuur of pdf meer, maar een elektronische factuur die rechtstreeks vanuit het kassasysteem naar de boekhouding gaat. Vanaf 2026 is dat de nieuwe realiteit voor elke retailer in België. De overstap naar Peppol is geen verre toekomstmuziek, maar een concrete verandering op de winkelvloer. Retailers, leveranciers en zelfs korteketen-partners moeten hun systemen aanpassen om klaar te zijn voor digitaal factureren.
Btw-gap verkleinen
“De overheid wil met deze stap ervoor zorgen dat elk bedrijf van de voordelen van elektronische facturatie geniet. Want e-facturatie staat voor sneller betaald worden, betere facturen en vooral een enorme efficiëntiewinst. Anderzijds zal op termijn de overheid op deze manier ook de strijd tegen de btw-fraude kunnen opvoeren,” legt e-facturatieconsulent Johan Van Steelandt uit. “De btw-gap, de kloof tussen verwachte en effectief geïnde btw, is in België nog steeds aanzienlijk. Dankzij e-facturatie zal de fiscus via een near-real time rapportering sneller en nauwkeuriger over de btw gerapporteerd worden. Dat is evenwel ten vroegste in 2028 aan de orde.”
Miljoenen facturen per jaar
Voor retailers is de impact aanzienlijk. Niet alleen centrale boekhoudsystemen, maar ook kassasystemen en franchiseconstructies moeten in de digitale facturatiestroom geïntegreerd worden.
Volgens Thibault Viaene, adviseur bij Comeos, wordt vaak onderschat hoe complex de omschakeling voor grote ketens is. “Het idee leeft dat grote retailers makkelijker kunnen overschakelen. In werkelijkheid zijn het reuzen die je niet zomaar van koers verandert. Kassasystemen, leveranciersnetwerken, aankoopcentrales… een kleine wijziging beïnvloedt meteen duizenden transacties. Voor kleine spelers ligt dat soms eenvoudiger: een loodgieter met enkele facturen per maand kan via zijn boekhouder snel schakelen. In retail gaat het echter om miljoenen facturen per jaar, vaak ook met korteketen-partners die btw-plichtig zijn.”
Europese afstemming
Een extra uitdaging is het internationale speelveld. België kiest expliciet voor Peppol, dat al gebruikt wordt bij overheidsopdrachten. Maar niet alle EU-lidstaten volgen dat pad. “Veel landen hanteren bijvoorbeeld andere systemen,” zegt Viaene. “Voor retailers met grensoverschrijdende transacties, en dat zijn er veel, wordt het dus afwachten hoe de systemen op elkaar afgestemd worden eens ook voor intra-Europese facturen elektronische facturatie in de toekomst verplicht zal worden.”
UNIZO benadrukt daarbij het belang van duidelijke communicatie en begeleiding. Heel wat ondernemers zien door de bomen het bos niet bij de overstap naar e-facturatie. Europese afstemming blijft daarbij essentieel, zodat Belgische kmo’s niet in de knel komen in hun samenwerking met buitenlandse leveranciers.
Automatische switch
“Vandaag zie je dat lidstaten elk hun eigen tempo aanhouden,” vult Van Steelandt aan. “Iedereen moet natuurlijk klaar zijn tegen 1 juli 2030. De datum die Europa voor alle Europese bedrijven naar voor geschoven heeft. België kiest voor implementatie van e-facturatie voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven vanaf 2026, sommige andere landen werken stapsgewijs. De Belgische aanpak heeft grote voordelen. Elk btw-plichtig Belgisch bedrijf moet e-facturen verzenden en ontvangen. Dat maakt het voor elk bedrijf – ongeacht de grootte - erg duidelijk. Wat de internationale factuurstroom betreft kan elk bedrijf haar oude factuurstroom voorlopig aanhouden en tijd nemen tot 1 juli 2030. Elke toepassing blijft immers de creatie van een PDF-factuur voorzien en maakt automatisch die switch naar verzending of ontvangst via PDF wanneer de bestemmeling niet in Peppol gevonden wordt.”
Viaene merkt op: “Dat is precies waarom onze leden dit niet alleen als een Belgisch verhaal zien. Retail is per definitie internationaal. Als je als Belgische keten in Frankrijk of Nederland aankoopt, wil je niet drie verschillende systemen naast elkaar beheren. We volgen de Europese ontwikkelingen dus van zeer nabij, want dat zal mee bepalen of de oefening werkbaar blijft.”
Johan Van Steelandt - e-facturatieconsulent: "Vandaag zijn meer dan 355 toepassingen op de Belgische markt aanwezig die Peppol-compliant zijn, en er komen er elke dag nog nieuwe bij"
Facturatieprocessen herdenken
De doelstellingen van de overheid zijn duidelijk: minder administratie, een grotere efficiëntie en een meer sluitende btw-controle. “Er zijn duizenden platformen die niet altijd compatibel zijn”, zegt Viaene. “Dat maakt het landschap complexer.”
Volgens Johan Van Steelandt is dit net waarom de Belgische overheid kiest voor de verplichting voor Peppol. “Vandaag zijn meer dan 355 toepassingen op de Belgische markt aanwezig die Peppol-compliant zijn, en er komen er elke dag nog nieuwe bij. We zien met andere woorden een enorme concurrentie waardoor de prijzen voor e-facturatie betaalbaar zijn voor de KMO én bovendien zijn deze beschikbare tools zeer matuur. Zij bieden tal van extra functionaliteiten aan die de efficiëntiewinst voor bedrijven spectaculair verhogen. Het daagt bedrijven vandaag uit deze enorme opportuniteiten te zien. Als je dat slim aanpakt, verdien je de investering dubbel en dik terug.”
Ook Thibault Viaene benadrukt dat proactief werken loont. “Onze leden die vroeg zijn begonnen, ervaren de omschakeling als beheersbaar. Wie wacht, moet plots in één keer duizenden facturen en systemen aanpassen. Dan wordt het pas echt een hoofdbreker.”
Wat betekent dit voor retailers?
Pas kassasystemen en boekhoudsoftware aan.
Voorzie interne opleiding en duidelijke afspraken met leveranciers.
Hou rekening met uiteenlopende Europese standaarden, maar durf faseren! Zorg dat je klaar bent voor de Belgische verplichting.
Schakel tijdig over, ook als je pas later verplicht wordt.
“Voor onze leden is dit een absolute gamechanger,” besluit Viaene. “Zodra je twee btw-plichtigen hebt, is het gedaan met pdf’s. Retailers doen er goed aan nu al hun systemen op punt te zetten, want dit is een structurele verandering.”
