E-facturatie via Peppol: kansen en valkuilen
Digitalisering belooft eenvoud, maar brengt vaak nieuwe lagen complexiteit met zich mee. Dat is niet anders bij e-facturatie via Peppol. Het systeem levert duidelijke voordelen op: minder fouten, snellere betalingen en lagere kosten. Tegelijk worstelen retailers met softwarekoppelingen, internationale verschillen en interne opleidingen. De vraag is dus niet óf Peppol er komt, maar hoe bedrijven de balans vinden tussen winst en hindernissen.
Kansen
“De voordelen zijn reëel,” zegt consultant Johan Van Steelandt. “Een factuur die digitaal en machineleesbaar verwerkt wordt, belandt niet meer in een mailbox of schuif, maar rechtstreeks in het boekhoudpakket. Dat verkort de betaaltermijn en doet het aantal fouten spectaculair dalen. De overheid ziet Peppol dan ook als hefboom voor een efficiënter economisch systeem: minder administratieve lasten, minder menselijke fouten en vanaf 2028 zelfs near-realtime rapportering aan de fiscus. Dat laatste zal de btw-kloof waarschijnlijk verkleinen.”
Ook UNIZO benadrukt de opportuniteiten: “Met e-facturatie zet je een grote stap in de digitalisering van je onderneming. Het zorgt voor een efficiëntere verwerking, een scherper zicht op je cashflow en een vlottere samenwerking met je accountant.”
Voor retailers betekent dit dat facturen met leveranciers bijna automatisch worden verwerkt. Medewerkers hoeven de gegevens niet langer manueel over te typen in hun boekhoudsysteem, waardoor dubbel werk verdwijnt, fouten worden vermeden en betalingen sneller ingepland kunnen worden. “Wat vaak onderschat wordt,” vult Johan Van Steelandt aan, “is het effect op de relatie met leveranciers. Snellere en correctere betalingen versterken het vertrouwen en verminderen discussies over achterstallen. Dat scheelt enorm in tijd en frustratie.”
Thibault Viaene van Comeos: “Zolang er begrip is voor de kinderziektes, kunnen bedrijven zich stap voor stap aanpassen zonder dat het vertrouwen in het systeem verloren gaat”
Valkuilen
“Digitalisering belooft eenvoud, maar zorgt in de praktijk vaak voor extra complexiteit”, merkt Thibault Viaene van Comeos op. “Retailers werken met duizenden leveranciers, kassasystemen en aankoopcentrales. Die ecosystemen op elkaar afstemmen is een gigantische oefening.”
Compatibiliteit blijkt een knelpunt. Niet alle landen gebruiken Peppol, en ook binnen België hanteren bedrijven uiteenlopende systemen. Self-billing, waarbij retailers zelf de factuur opmaken voor leveranciers, zorgt voor bijkomende vragen. “De meeste problemen zijn technisch: hoe koppel je kassasystemen, of hoe werk je met partners die nog niet op Peppol zitten?” aldus Viaene.
Van Steelandt nuanceert dat fouten in de beginfase onvermijdelijk zijn. “Zelfs grote spelers maken vandaag nog fouten in hun facturatieprocessen. Het fiscale landschap is complexer geworden en digitalisering vergroot dat soms nog. Het is dus belangrijk dat de overheid bedrijven de ruimte geeft om te leren uit fouten.”
Ook Viaene pleit voor realisme: “Digitalisering klinkt eenvoudig, maar zodra je duizenden platformen moet laten samenwerken, ontdek je pas de weerbarstigheid. Zolang er begrip is voor de kinderziektes, kunnen bedrijven zich stap voor stap aanpassen zonder dat het vertrouwen in het systeem verloren gaat.”
Johan Van Steelandt: “Maak van de resterende maanden gebruik om te starten en vertrouwd te geraken met de ontvangst en de verzending van elektronische facturen”
Stap voor stap plannen
Naast technologie speelt ook organisatiecultuur een rol. Medewerkers moeten leren omgaan met nieuwe systemen en processen. “E-facturatie gaat niet enkel over IT,” zegt Van Steelandt. “Het is ook een verhaal van change management. Hoe ga je om met nieuwe workflows, wie neemt verantwoordelijkheid en hoe zorg je dat fouten snel gesignaleerd worden? Training en communicatie zijn cruciaal. Bedrijven die hun personeel vroeg betrekken, schakelen vlotter en plukken sneller de vruchten van de efficiëntiewinst.”
Volgens Van Steelandt is tijdig starten de sleutel: “Veel bedrijven wachten tot de wet hen verplicht, maar dat brengt hen onder tijdsdruk in de problemen. Maak van de resterende maanden gebruik om te starten en vertrouwd te geraken met de ontvangst en de verzending van elektronische facturen.”
Begrip van de overheid
De omschakeling biedt ook kansen om de volledige facturatiestroom te herdenken. “Veel ondernemingen zien e-facturatie als een verplicht nummer,” zegt Van Steelandt. “Maar het is hét moment om interne processen te optimaliseren. Denk aan automatische matching met bestelbonnen of integratie met voorraadbeheer. Slim aangepakt levert dat een veel groter rendement op dan louter wettelijke conformiteit.”
De uitdaging van e-facturatie ligt in het managen van de overgang. “We moeten realistisch blijven,” besluit Viaene. “Er zullen fouten gemaakt worden, zeker in de beginfase. Zolang de overheid begrip toont en bedrijven voldoende tijd krijgen om hun systemen te aligneren, zal de overgang lukken. Maar onderschat de oefening niet: dit is een structurele verandering in de manier waarop bedrijven werken.”
Wat retailers best onthouden
Geniet van minder fouten, snellere betalingen en lagere kosten.
Houd rekening met technische compatibiliteit, softwarekoppelingen en internationale verschillen.
Begin tijdig, betrek je medewerkers en leveranciers, en vraag ondersteuning waar nodig.
