La facturation électronique via Peppol: opportunités et pièges
La numérisation promet de la simplicité, mais apporte souvent de nouvelles couches de complexité. Il en va de même pour la facturation électronique via Peppol. Le système offre des avantages évidents: moins d'erreurs, des paiements plus rapides et des coûts réduits. Mais parallèlement, les détaillants se débattent avec des raccordements de logiciel, des différences internationales et des formations internes. La question n'est donc pas de savoir si Peppol va arriver, mais comment les entreprises trouveront l'équilibre entre ses avantages et ses obstacles.
Opportunités
"Les avantages sont réels", affirme le consultant Johan Van Steelandt. "Une facture traitée numériquement et lisible par une machine n'atterrit plus dans une boîte aux lettres ou un tiroir, mais directement dans le logiciel de comptabilité. Cela raccourcit le délai de paiement et réduit considérablement le nombre d'erreurs. Le gouvernement considère donc Peppol comme un levier pour un système économique plus efficace: moins de charges administratives, moins d'erreurs humaines et, à partir de 2028, même une déclaration aux autorités fiscales quasiment en temps réel. Ce dernier point est susceptible de réduire l'écart de TVA."
UNIZO souligne également les opportunités: "Avec la facturation électronique, vous faites un grand pas dans la numérisation de votre entreprise. Elle garantit un traitement plus efficace, une vision plus précise de vos flux de trésorerie et une collaboration plus harmonieuse avec votre comptable."
Pour les détaillants, cela signifie que les factures des fournisseurs sont traitées presque automatiquement. Les employés ne doivent plus introduire manuellement les données dans leur système comptable, ce qui élimine les doublons, évite les erreurs et permet de programmer les paiements plus rapidement. "Ce qui est souvent sous-estimé, ajoute Johan Van Steelandt, c'est l'effet sur la relation avec les fournisseurs. Des paiements plus rapides et plus corrects renforcent la confiance et réduisent les discussions sur les arriérés. Cela permet d'économiser énormément de temps et de frustration."
Thibault Viaene de Comeos: "Tant que l'on fait preuve de compréhension à l'égard des problèmes initiaux, les entreprises peuvent s'adapter pas à pas sans perdre confiance dans le système"
Pièges
"La numérisation promet la simplicité, mais dans la pratique, elle ajoute souvent de la complexité", note Thibault Viaene de Comeos. "Les détaillants travaillent avec des milliers de fournisseurs, de systèmes de point de vente et de centrales d'achat. L'harmonisation de ces écosystèmes est un travail de titans."
La compatibilité s'avère être un point d'achoppement. Tous les pays n'utilisent pas Peppol et, même en Belgique, les entreprises utilisent des systèmes différents. L'autofacturation, par laquelle les détaillants établissent leurs propres factures pour les fournisseurs, soulève d'autres questions. "La plupart des problèmes sont d'ordre technique: comment relier les systèmes de caisse ou comment travailler avec des partenaires qui n'utilisent pas encore Peppol?", explique Viaene.
Van Steelandt précise que les erreurs sont inévitables dans un premier temps. "Même les grands acteurs d'aujourd'hui commettent encore des erreurs dans leurs processus de facturation. Le paysage fiscal est devenu plus complexe et la numérisation l'amplifie parfois. Il est donc important que le gouvernement laisse aux entreprises la possibilité d'apprendre de leurs erreurs."
Viaene prône également le réalisme: "La numérisation semble simple, mais dès qu'il s'agit de faire travailler ensemble des milliers de plates-formes, on ne peut que découvrir l'irrégularité. Tant que l'on comprend les problèmes initiaux, les entreprises peuvent s'adapter pas à pas sans perdre confiance dans le système."
Johan Van Steelandt: "Utilisez les mois qui restent pour vous lancer et vous familiariser avec la réception et l'envoi de factures électroniques"
Planifier étape par étape
Outre la technologie, la culture organisationnelle joue également un rôle. Les collaborateurs doivent apprendre à gérer les nouveaux systèmes et processus. "La facturation électronique n'est pas seulement une question de technologie de l'information", déclare Van Steelandt. "C'est aussi une histoire de gestion du changement. Comment gérer les nouveaux flux de travail, qui en assume la responsabilité et comment s'assurer que les erreurs sont rapidement détectées? La formation et la communication sont essentielles. Les entreprises qui impliquent leur personnel dès le début opèrent un changement en douceur et récoltent plus rapidement les bénéfices des gains d'efficacité."
Selon Van Steelandt, il est essentiel de commencer tôt: "Beaucoup d'entreprises attendent que la loi les y oblige, mais cela les met sous pression. Profitez des mois qui restent pour vous lancer et vous familiariser avec la réception et l'envoi de factures électroniques."
Compréhension de la part des autorités
La transition offre également l'occasion de repenser l'ensemble du flux de facturation. "De nombreuses entreprises considèrent uniquement la facturation électronique comme quelque chose d'obligatoire", explique Van Steelandt. "Mais c'est le moment d'optimiser les processus internes. Pensez à la correspondance automatique avec les bons de commande ou à l'intégration avec la gestion des stocks. Intelligemment gérées, ces mesures sont bien plus rentables que le simple respect de la législation."
Le défi de la facturation électronique réside dans la gestion de la transition. "Nous devons rester réalistes", conclut Viaene. "Des erreurs seront commises, surtout dans la phase initiale. Si les autorités font preuve de compréhension et que les entreprises disposent de suffisamment de temps pour aligner leurs systèmes, la transition sera une réussite. Mais ne sous-estimez pas l'exercice: il s'agit d'un changement structurel dans la façon dont les entreprises travaillent."
Ce que les détaillants doivent retenir
Moins d'erreurs, des paiements plus rapides et des coûts moins élevés.
Tenez compte de la compatibilité technique, des liens entre les logiciels et des différences internationales.
Commencez tôt, impliquez vos collaborateurs et vos fournisseurs et demandez de l'aide si nécessaire.
