De mogelijkheden van een digitale werkbonapplicatie

Marges worden steeds krapper, deadlines worden steeds belangrijker en klanten worden steeds veeleisender. Daarom is het cruciaal om middelen op de meest optimale manier in te zetten en de kosten uitstekend te bewaken. Om dat te doen zijn softwarepakketten zoals een ERP al enkele jaren goed ingeburgerd, maar het is ook uitermate interessant om te werken met een digitale werkbon­applicatie. Dergelijke applicatie biedt immers heel wat voordelen.

Extra mogelijkheden

Een digitale werkbonapplicatie neemt de taken van een papieren werkbon over, aangevuld met nog extra functionaliteiten. De app staat in verbinding met de andere softwarepakketten van het bedrijf, waardoor alles en iedereen in realtime met elkaar kan communiceren. Van zodra ergens nieuwe informatie wordt toegevoegd, is die overal beschikbaar.

Werkbon

Een digitale werkbonapplicatie is in de eerste plaats nog steeds een werkbon. De app bevat een overzicht van het takenpakket van werknemers, waardoor ze in één oogopslag kunnen zien welke werken moeten worden uitgevoerd, welke materialen ze daarvoor moeten meenemen, op welk adres ze aan de slag moeten en tegen wanneer het werk klaar moet zijn. Ook alle relevante informatie, schema’s en tekeningen kunnen worden teruggevonden in de app.

Een digitale werkbonapplicatie werkt meestal op abonnements­basis

Reis- en werktijd registreren

Een eerste bijkomende functionaliteit is dat de reis- en werktijd met een digitale werkbonapplicatie gemakkelijk geregistreerd kunnen worden. Vlak voor het vertrek hoeft de werknemer enkel op een startknop te duwen in de app. Wanneer dan bij aankomst op de stopknop wordt geduwd, wordt de reis­duur automatisch geregistreerd. Het invoeren van de werktijd (en de inzettijd van materieel) gebeurt op een gelijkaardige manier; met een start- en stopknop. Zijn er meerdere werkkrachten voor een job, dan wordt automatisch de werktijd van beide krachten opge­slagen. Indien nodig kunnen die gegevens nog worden overschreven.

 

Toevoegingen op de werf

Werknemers op de werf zien via een digitale werkbonapp gemakkelijk alle relevante informatie waarover ze moeten beschikken voor het uitvoeren van een bepaalde job. Meestal werd die informatie vooraf al ingevuld, maar indien nodig kunnen medewerkers ter plaatse ook informatie en bijlagen toevoegen:

• Wanneer extra materiaal nodig is dat vooraf niet was voorzien, kan de gebruiker op de werf dat toevoegen via de app;
• Tijdens een klus kunnen zich soms onvoorziene omstandigheden voordoen waardoor deze vertraging oploopt. Die omstandigheden kunnen als opmerking worden toegevoegd;
• In sommige werkbonapps kan een dagboek worden bijgehouden, dat o.a. wordt aangevuld met actuele weersinformatie. Slecht weer kan worden ingegeven en daarmee ook de reden waarom een bepaald project eventueel vertraging heeft opgelopen;
• Indien er een installatie werd geplaatst kan de technische informatie over die installatie gemakkelijk worden ingegeven in de app;
• Vanuit de applicatie kunnen foto’s worden gemaakt die automatisch worden toegevoegd aan de werkbon. Die foto’s kunnen de voortgang van het project tonen, maar kunnen ook de schade aan een toestel of onderdeel laten zien;
• Foto’s van leverbonnen worden door de medewerkers op locatie via de app aan een project gekoppeld. De administratie krijgt de bonnen zo meteen te zien en kan ze snel en eenvoudig koppelen aan de factuur;
• Indien van toepassing kan er via de app toegang zijn tot wettelijke attesten, die tevens digitaal kunnen worden ingevuld.

Digitaal ondertekenen

Eens het werk is afgerond en de werkbon volledig is ingevuld, kan de werknemer deze ter plaatse overlopen met de klant. Daarna kan de klant de werkbon meteen digitaal ondertekenen en wordt per e-mail automatisch een opleverbon naar de klant gestuurd. Indien van toepassing kan een onder­tekende digitale werkbon ook een ondertekend btw-attest betekenen.

De ondertekende bon wordt automatisch doorgestuurd naar de administratie en daar krijgen ze te zien dat de klus helemaal is afgewerkt. De administratie kan dan meteen overgaan tot het opstellen van de factuur, maar er zijn ook systemen waarbij het versturen van de factuur automatisch gebeurt.

 

Voordelen

Aangezien er heel wat mogelijkheden zijn met een digitale werkbonapplicatie, mag het niet ver­wonderen dat er heel wat voordelen aan zijn verbonden.

Tijd- en kostenbesparend

Eerst en vooral zorgt een digitale werkbonapp ervoor dat er heel wat tijd en kosten kunnen worden bespaard. Alle gegevens over een klus – zoals de geleverde diensten en goederen – worden een­voudig digitaal verzameld. Daardoor is er minder administratie nodig en is er minder kans op fouten, aangezien de gegevens slechts eenmaal moeten worden ingegeven.

Een digitale werkbonapp neemt de taken van een papieren werkbon over, aangevuld met extra functionaliteiten

Bovendien kan de voortgang van een bepaald project via een app gemakkelijk gemonitord worden: welke kosten zijn geboekt, welke kosten zijn nog te verwachten, wat is al gefactureerd en wat moet nog gefactureerd worden, loopt het project nog in lijn met de begroting op arbeid, materieel en materiaal?

 

Gebruiksgemak

Ten tweede is een werkbonapp gemakkelijk in gebruik. Op de werf is het immers sowieso handiger werken met een smartphone of tablet, in plaats van met een berg papieren die ook allemaal heel­huids op kantoor moeten raken. Met de analoge werkwijze kan er snel eens een leverbon verloren gaan … Tevens zijn dergelijke apps heel intuïtief opgebouwd en kunnen ze eenvoudig worden bediend.

Heldere onderlinge communicatie

Ten derde wordt de werkbonapplicatie volledig geïntegreerd in de andere software waarmee een bedrijf werkt. Dat zorgt niet alleen voor een beter overzicht van de projecten en financiële administratie, maar resulteert ook in een heldere onderlinge communicatie. Kantoor en werklocatie worden met elkaar verbonden, waarbij iedereen realtime inzicht heeft in de materialen, planning, uren, kosten enz. De juiste informatie is dus makkelijk toegankelijk, en zo wordt miscommunicatie vermeden.

Aan het begin van de werkdag krijgen de werknemers een duidelijk overzicht van de geplande werken en alle informatie die nodig is om de projecten tot een goed einde te brengen. Indien er plots wijzigingen zijn in de planning, worden deze meteen weergegeven in de app. Op die manier is de werknemer direct op de hoogte en kan hij/zij inspelen op de veranderingen. Wanneer de klus en/of werkdag erop zit, kan de werknemer ook zelf snel rapporteren. Met de applicatie van sommige aanbieders kunnen de gebruikers op de werf hun gepresteerde uren en materialen – en zelfs mogelijke issues – eenvoudig doorsturen naar kantoor.

 

Ook goed voor de klant

Ten slotte is een digitale werkbonapplicatie niet alleen goed voor de bouwprofessional, ook uw klanten en uw relatie met klanten hebben er baat bij. Een overzichtelijke app straalt heel wat professionaliteit uit, en de bon zelf kan discussies achteraf vermijden. In de rapportering kunnen immers aantekeningen worden gemaakt van problemen of kunnen redenen voor een eventuele vertraging (zoals slechte weersomstandigheden) worden opgelijst. Door de klant tussentijdse werkbonnen (ter plaatste) te laten ondertekenen, wordt hij/zij daarvan ook meteen op de hoogte gesteld.

Koppeling

Aanbieders van software die ook over een digitale werkbonapplicatie beschikken, zorgen er uiteraard voor dat die perfect wordt geïntegreerd in de andere software waarvan een bedrijf gebruikmaakt. Alleen zo kan een heldere onderlinge communicatie worden gegarandeerd. Sommige aan­bieders voorzien zelfs de mogelijkheid om de app te integreren met de softwaresystemen van hun concullega’s, maar dat is niet overal zo.

 

Ondersteuning

Indien u kiest voor een digitale werkbonapplicatie, wordt u door de softwareaanbieder niet aan uw lot overgelaten. Ze stellen alles in het werk om bij te staan met de correcte ondersteuning. Dat begint al met advies vóór de implementatie, waarbij de aanbieder samen met u bekijkt welke noden er zijn en hoe die best worden aangekaart. Bij de overstap zorgen zij ervoor dat de huidige bestanden worden ingevoerd in het nieuwe softwaresysteem.

Indien gewenst kunnen daarna opleidingen en trainingen worden georganiseerd om alle werknemers wegwijs te maken in de applicatie/software. Mochten er zich tijdens het gebruik problemen voor­doen, zijn aanbieders ook bereikbaar voor verdere ondersteuning. Afhankelijk van de aanbieder kan dat via telefoon, per e-mail, via chat op de website of via chatfunctie in de app zelf.

Prijskaartje

Een digitale werkbonapplicatie moet niet worden aangekocht, maar werkt eerder op abonnements­basis (per maand of per jaar). Daarbij voorzien aanbieders verschillende formules, met meer en minder mogelijkheden en accounts afhankelijk van de specifieke noden. Indien nodig kan er wel worden bijbetaald om een extra gebruiker toe te voegen.

 

Met dank aan bouw7, Bouwsoft, Cafca, KPD Services, Robaws en Suivo